Zacznij od ograniczeń, a nie od grup
Najczęstszy błąd przy układaniu planu to wpisywanie grup w pierwsze wolne miejsce. Po kilku tygodniach okazuje się, że instruktor ma dwie grupy naraz, a sala jest zajęta przez zajęcia, które miały być w drugiej. Dlatego zanim pojawi się pierwsza grupa, spisz to, czego nie da się zmienić.
Są to trzy rzeczy: sale wraz z ich pojemnością i podłogą, dni i godziny pracy każdego instruktora oraz okno czasowe, w którym uczestnicy w ogóle mogą przyjść. Dla dzieci szkolnych to zwykle popołudnia po lekcjach i część weekendu, dla dorosłych wieczory.
- sale: nazwa, wielkość, rodzaj podłogi, czy jest lustro i sprzęt muzyczny
- instruktorzy: dni, godziny, style, które prowadzą, grupy wiekowe, z którymi pracują
- okno uczestników: pierwsza i ostatnia sensowna godzina zajęć w każdym dniu
Kolejność grup wiekowych w ciągu dnia
Przyjęta zasada jest prosta: najmłodsi najwcześniej, starsi później. Dzieci przedszkolne najlepiej znoszą zajęcia wczesnym popołudniem, kiedy jeszcze nie są zmęczone całym dniem. Nastolatkowie kończą lekcje później i mogą zostać do wieczora.
Układając dzień, ustaw grupy od najmłodszej do najstarszej, a na końcu zostaw zajęcia dla dorosłych. Dzięki temu rodzice młodszych dzieci nie czekają w szatni do późna, a sala w godzinach największego popytu nie stoi pusta.
Ta kolejność ma też zaletę organizacyjną. Zajęcia dla maluchów są krótsze, a po nich zwykle potrzeba chwili na przygotowanie sali dla grupy, która ma inny poziom i inną muzykę.
Przerwy na zmianę sali i przejścia między grupami
Plan, który na papierze wygląda poprawnie, w praktyce często pęka na przerwach. Jedna grupa kończy punktualnie, druga czeka pod drzwiami, a instruktor musi jeszcze przestawić sprzęt albo przejść do innej sali.
Dobrą praktyką jest stały bufor między zajęciami w tej samej sali oraz osobny, dłuższy bufor, gdy instruktor przechodzi z jednego pomieszczenia do drugiego. Pięć do dziesięciu minut zwykle wystarcza, ale wartość warto ustawić wedle własnych realiów, na przykład odległości między salami.
Zapisz bufor jako regułę, a nie jako luźną uwagę. Wtedy każda nowa grupa jest sprawdzana tą samą miarą i nie trzeba pamiętać o przerwach przy każdej zmianie.
Pamiętaj też o wejściach i wyjściach. Gdy jedna grupa wychodzi, a druga wchodzi, w szatni robi się tłoczno, szczególnie przy dzieciach przyprowadzanych przez rodziców. Kilka minut zapasu na ten moment zmniejsza napięcie i pozwala zacząć zajęcia o czasie, a nie z opóźnieniem, które potem przenosi się na kolejne grupy.
Dostępność instruktorów i zastępstwa
Instruktorzy w szkołach tańca często pracują w kilku miejscach albo łączą zajęcia z innym zajęciem zawodowym. Ich dostępność zmienia się częściej niż dostępność sal, dlatego powinna być zapisana osobno i widoczna przy każdej grupie.
Dobrze jest od razu ustalić, kto może zastąpić kogo przy danym stylu. Gdy instruktor choruje, rozstrzygnięcie nie musi być wtedy wymyślane od zera, a uczestnicy dostają wiadomość z konkretną informacją.
- dla każdego instruktora zapisz style i grupy wiekowe, które może prowadzić
- oznacz dni, w których pracuje tylko w określonych godzinach
- przy każdej grupie miej wskazanego zastępcę, jeśli taki istnieje
Kolizje, które łatwo przeoczyć
Oczywiste kolizje to dwie grupy w tej samej sali o tej samej godzinie albo jeden instruktor w dwóch miejscach. Trudniejsze do zauważenia są te, które wynikają z relacji między ludźmi: rodzeństwo zapisane na zajęcia w różnych godzinach, które rodzic musi odwozić osobno, albo dziecko zapisane na dwa style jeden po drugim bez przerwy.
Przy planie na papierze albo w arkuszu każdą taką sytuację trzeba wychwycić samodzielnie. Im więcej grup, tym więcej kombinacji, a błąd wychodzi dopiero wtedy, gdy ktoś się zjawi na zajęciach, które w jego kalendarzu nie istnieją.
Dlatego warto sprawdzać plan według stałej listy typów kolizji, zamiast polegać na wrażeniu, że wszystko się zgadza. Kolizja sali, kolizja instruktora, zbyt krótka przerwa i grupa poza oknem czasowym uczestników to cztery kontrole, które da się wykonać za każdym razem tak samo.
Semestr czy miesiąc jako jednostka planowania
Plan można układać na miesiąc albo na semestr. Miesiąc daje elastyczność, bo łatwo zamknąć grupę, która się nie zapełnia, i otworzyć nową. Semestr daje stabilność, bo rodzice wiedzą, jak wygląda ich tydzień na kilka miesięcy do przodu.
W szkołach tańca często sprawdza się układ mieszany: stały szkielet tygodnia na cały semestr i krótkie dodatki, takie jak warsztaty weekendowe czy zajęcia przed pokazem, planowane w mniejszych blokach. Szkielet zostaje ten sam, a zmiany dotyczą tylko dodatków.
Jak ten proces wygląda w PlanZajec
W PlanZajec zaczynasz od tych samych danych, które opisaliśmy wyżej: sale, instruktorzy z dniami dostępności i grupy z przedziałem wieku, czasem trwania i liczbą spotkań w tygodniu. Plan układa się z uwzględnieniem kolejności grup wiekowych i buforów między zajęciami, a każde miejsce, w którym reguły się gryzą, jest zaznaczone.
Zmiana jednej grupy nie wymaga przepisywania całego grafiku. Gdy przesuwasz zajęcia, widzisz od razu, czy sala i instruktor są wolni oraz kogo ta zmiana dotknie. Gotowy plan staje się podstawą zapisów, listy obecności i komunikatów do uczestników.
Możesz sprawdzić to na przykładowych danych w narzędziu na stronie głównej, zanim wpiszesz własne grupy.
Przykładowy układ jednego popołudnia
Wyobraź sobie szkołę z dwiema salami i trzema instruktorami. Wczesne popołudnie zajmują zajęcia dla czterolatków i pięciolatków w mniejszej sali, równolegle w większej sali ćwiczy grupa dzieci wczesnoszkolnych z innym instruktorem. Dzięki temu oba pomieszczenia pracują, a żaden instruktor nie ma dwóch grup naraz.
Później, gdy pierwsi uczestnicy wychodzą, w większej sali zaczyna grupa starszych dzieci, a w mniejszej zajęcia dla nastolatków o mniejszej liczebności. Wieczór zostaje dla dorosłych. Każde przejście ma bufor, a trzeci instruktor jest w tym czasie zastępcą albo prowadzi zajęcia indywidualne.
To tylko schemat, ale pokazuje zasadę: sale pracują równolegle, instruktorzy nie kolidują ze sobą, a wiek uczestników rośnie wraz z godziną.
Krótka lista kontrolna przed publikacją planu
Zanim udostępnisz plan uczestnikom, przejdź przez kilka pytań. Zajmie to kilkanaście minut, a oszczędzi wielu telefonów w pierwszym tygodniu zajęć.
- czy w żadnej sali dwie grupy nie nakładają się godzinowo
- czy żaden instruktor nie ma dwóch grup naraz ani zbyt krótkiej przerwy
- czy najmłodsze grupy są przed starszymi
- czy każda grupa ma wskazaną salę, instruktora i dzień
- czy regulamin odrabiania i zasady płatności są opisane obok planu