Plan lekcji grup językowych
Szkoła językowa ma grupy według języka, poziomu i wieku, a lektorzy uczą zwykle kilku języków w różne dni. Układanie takiego grafiku ręcznie kończy się poprawkami w ostatniej chwili, gdy okazuje się, że lektor ma dwie grupy jednocześnie.
PlanZajec uwzględnia dostępność lektorów i sal, pilnuje kolizji i układa młodsze grupy wcześniej, bo dzieci uczą się lepiej po południu niż wieczorem.
Zapisy na semestr i dobór poziomu
Rodzic albo dorosły uczestnik wybiera grupę na stronie planu szkoły i zapisuje się online. W opisie grupy możesz podać poziom, podręcznik i wymagania wstępne, więc rodzice nie trafiają do złej grupy. Gdy grupa się zapełni, kolejne osoby trafiają na listę rezerwową.
Obecności i odrabianie lekcji
Lektor odznacza obecność na telefonie, jeszcze w sali. Uczestnik zgłasza nieobecność z wyprzedzeniem i może odrobić lekcję w innej grupie na tym samym poziomie, jeśli ma tam wolne miejsce. To ważne w nauce języka, gdzie regularność decyduje o postępach.
Raporty frekwencji pokazują, które grupy tracą uczestników w trakcie semestru, więc możesz zareagować, zanim grupa się rozpadnie.
Opłaty semestralne i raty
Naliczasz opłaty miesięcznie, semestralnie albo w ratach. Rabat dla rodzeństwa liczy się sam, a rodzic widzi saldo na swoim koncie. Wpłaty idą na Twój rachunek lub przez Twój link płatności.
Przygotowanie nowego semestru
Pracę na nowy semestr rozpoczynasz od kilku kroków.
- Wpisujesz lektorów, sale i grupy z poziomami.
- Układasz plan i poprawiasz pojedyncze lekcje.
- Publikujesz stronę planu z zapisami.
- Po starcie sprawdzasz obecności i naliczenia w panelu.
Komunikacja z rodzicami i uczestnikami
W szkole językowej jedno pytanie wraca najczęściej: w jakiej grupie jest miejsce i kiedy zaczynają się zajęcia. Strona planu odpowiada na nie bez udziału sekretariatu. Rodzic widzi grupy dopasowane do wieku dziecka, a dorosły uczestnik wybiera dzień i godzinę, które mu odpowiadają.
Po zapisie uczestnik dostaje potwierdzenie mailem, a przy zaległościach w opłatach przypomnienie. Zmiana sali albo terminu zajęć w planie jest od razu widoczna na stronie, więc nikt nie przychodzi pod zamknięte drzwi.
Takie porządkowanie komunikacji szczególnie opłaca się na początku semestru, gdy sekretariat odbiera najwięcej telefonów. Mniej pytań o podstawowe informacje oznacza więcej czasu na doradztwo w sprawie poziomu i wyboru grupy.
Szkoła językowa, która prowadzi kilka lektoratów naraz, widzi też w jednym miejscu obciążenie lektorów. Raport pokazuje, kto ma za dużo godzin w jednym dniu, a kto wolne okna, które można wypełnić nową grupą. Przy planowaniu następnego semestru wiesz więc, ile grup możesz otworzyć bez zatrudniania kolejnej osoby, i od czego zacząć rekrutację uczestników.