Krok pierwszy, grupy, sale i instruktorzy
Zaczynasz od wpisania tego, co masz: sal z godzinami, instruktorów z dostępnością oraz grup z wiekiem, czasem trwania i liczbą zajęć w tygodniu. Dane możesz dodać ręcznie, a w planie Sieć zaimportować z arkusza.
Krok drugi, plan bez kolizji
PlanZajec układa tydzień tak, żeby żadna sala ani żaden instruktor nie miał dwóch zajęć jednocześnie. Młodsze grupy dostają wcześniejsze godziny, a między zajęciami zostają przerwy na zmianę sali. Raport kolizji wskazuje, czego nie udało się pomieścić.
Krok trzeci, strona planu i zapisy
Zatwierdzony plan staje się publiczną stroną Twojej szkoły. Rodzic filtruje zajęcia po wieku i dniu, widzi wolne miejsca i zapisuje dziecko w minutę, akceptując regulamin i zgody. Jedno konto rodzica obsługuje kilkoro dzieci.
Pełne grupy mają listę rezerwową, a rodzic dostaje potwierdzenie zapisu mailem.
Krok czwarty, obecności i odrabianie
Instruktor odznacza obecność na telefonie. Rodzic zgłasza nieobecność, a jeśli regulamin na to pozwala, dziecko odrabia zajęcia w innej grupie z wolnym miejscem.
Krok piąty, opłaty i raporty
System nalicza opłaty według Twojego cennika, od miesięcznych po raty i rabat dla rodzeństwa, a rodzic widzi saldo i dostaje przypomnienia. Wpłaty trafiają prosto na Twoje konto. Raporty frekwencji i przychodu wyeksportujesz do pliku w każdej chwili.
Co dzieje się po uruchomieniu zapisów
Po publikacji planu rodzice zaczynają się zapisywać, a Ty obserwujesz zapełnianie grup w panelu. Gdy grupa osiąga limit, zapisy przechodzą na listę rezerwową, a rezygnacja jednego uczestnika uruchamia propozycję miejsca dla kolejnej osoby.
W trakcie semestru codzienna praca ogranicza się do kilku czynności. Instruktorzy odznaczają obecności, rodzice zgłaszają nieobecności i wybierają odrabianie, a system nalicza opłaty i wysyła przypomnienia. Ty zaglądasz do raportów, kiedy potrzebujesz podjąć decyzję.
Na koniec semestru kopiujesz plan na kolejny okres, poprawiasz to, co się zmieniło, i publikujesz nowy nabór. Dane uczestników i historia obecności zostają, więc nie zaczynasz od zera.
Całość działa w przeglądarce, więc dostęp mają także osoby, które nie lubią nowych programów. Recepcja loguje się z komputera, instruktor z telefonu, a rodzic z dowolnego urządzenia. Nie instalujesz niczego i nie konfigurujesz serwera. Jeśli coś wymaga poprawy, na przykład termin zajęć, zmieniasz je w jednym miejscu i nowa wersja planu jest widoczna dla wszystkich od razu.
Pierwszy plan możesz ułożyć na próbę, bez publikowania go rodzicom. Sprawdzasz wtedy, czy sale są dobrze wykorzystane, poprawiasz godziny i dopiero potem otwierasz zapisy. Dzięki temu nabór startuje z planem, który naprawdę działa, a Ty nie tłumaczysz się z późniejszych zmian.