Jak wygląda zapis z perspektywy rodzica
Rodzic wchodzi na stronę planu szkoły, filtruje grupy po wieku dziecka i dniu tygodnia, widzi liczbę wolnych miejsc i wybiera zajęcia. Podaje swoje dane, dane dziecka, zaznacza wymagane zgody i akceptuje regulamin. Całość zajmuje około minuty, także na telefonie.
Rodzic może mieć jedno konto dla kilkorga dzieci. Przy kolejnym dziecku nie wpisuje danych od nowa, a potwierdzenie zapisu dostaje mailem.
Co zyskuje organizator
Zapisy przestają krążyć między arkuszem, wiadomościami i kartkami. Każde zgłoszenie ma jedno miejsce, status i komplet zgód, więc w dniu pierwszych zajęć wiesz, kto przyjdzie i kto nie dopełnił formalności.
Liczba wolnych miejsc aktualizuje się w trakcie naboru. Nie sprzedajesz więc miejsca, którego już nie ma, i nie odpisujesz kilkunastu osobom na to samo pytanie.
Kolejka rezerwowa i limity grup
Dla każdej grupy ustawiasz limit miejsc. Gdy grupa jest pełna, rodzic może zapisać dziecko na listę rezerwową. Kiedy miejsce się zwalnia, system informuje o tym pierwszą osobę z kolejki i pozwala jej potwierdzić zapis.
Dzięki temu popularne grupy nie świecą pustkami po rezygnacji jednego uczestnika, a Ty nie musisz pamiętać, kto czekał jako pierwszy.
Konfiguracja nowego naboru krok po kroku
Uruchomienie zapisów na nowy semestr wymaga kilku decyzji.
- Układasz plan zajęć i ustawiasz limity miejsc w grupach.
- Wpisujesz regulamin i treści zgód, które rodzic akceptuje przy zapisie.
- Ustawiasz cennik grup oraz rabat dla rodzeństwa.
- Publikujesz stronę planu i przesyłasz rodzicom jeden link.
- Śledzisz zapisy i listy rezerwowe w panelu.
Zapis a opłaty
Po zapisie system nalicza opłatę według Twojego cennika: miesięczną, semestralną albo w ratach. Rodzic widzi saldo i dostaje przypomnienia. Wpłaty trafiają prosto na Twoje konto, na wskazany przez Ciebie rachunek lub przez Twój własny link płatności, a my nie pośredniczymy w pieniądzach.
Dlaczego zapisy w arkuszu przestają wystarczać
Arkusz i komunikator działają, dopóki grup jest kilka, a zapisów kilkadziesiąt. Przy kilkuset uczestnikach pojawiają się duplikaty, brakujące zgody, rodzice, którzy zapisali dziecko dwa razy, i pytania o to, czy w grupie jest jeszcze miejsce. Każde z nich oznacza wiadomość do przeczytania i odpowiedź do napisania.
System rezerwacji online przenosi te pytania na stronę planu. Rodzic sam sprawdza wolne miejsca, sam wybiera termin i sam dostaje potwierdzenie. Ty zajmujesz się tym, co wymaga człowieka: rozmową z rodzicem, który ma wątpliwości co do poziomu grupy, albo przeniesieniem dziecka do innej grupy.
Dla szkoły z kilkoma grupami zmiana jest odczuwalna już na pierwszym naborze. Zapisy zbierają się w jednym miejscu, lista każdej grupy jest gotowa na pierwsze zajęcia, a Ty widzisz, które grupy mają wolne miejsca i gdzie warto zrobić dodatkowe ogłoszenie.