Jak instruktor sprawdza obecność
Instruktor loguje się na telefonie i widzi swoje zajęcia na dziś. Po wybraniu grupy dostaje listę uczestników z zapisów, bez przepisywania imion. Obecność odznacza jednym dotknięciem, a uwagi, na przykład o spóźnieniu, dopisuje w polu notatki.
Lista działa tak samo w szkole z jedną salą i w sieci z kilkunastoma lokalizacjami. Instruktor widzi tylko swoje grupy, a koordynator całość.
Nieobecności zgłaszane przez rodziców
Rodzic zgłasza nieobecność dziecka na swoim koncie, zanim zajęcia się zaczną. Instruktor widzi to na liście i nie musi dzwonić, żeby sprawdzić, czy dziecko jest tylko spóźnione. Zgłoszona nieobecność jest też podstawą do odrobienia zajęć.
W regulaminie zasady odrabiania ustawiasz sam: w jakim terminie, w jakich grupach i ile razy w semestrze. System pilnuje tych reguł, więc nie musisz tego wyjaśniać każdemu rodzicowi osobno.
Odrabianie w innej grupie
Dziecko, które nie było na zajęciach, może odrobić je w innej grupie o podobnym poziomie, jeśli jest tam wolne miejsce. Rodzic wybiera termin z listy dostępnych, a instruktor tej grupy zobaczy dodatkowego uczestnika na swojej liście obecności.
Frekwencja jako podstawa decyzji
Z odznaczonych obecności powstają raporty frekwencji: które grupy się wypełniają, które się wyludniają, kto opuszcza zajęcia najczęściej. To konkretna wiedza przed planowaniem następnego semestru, a nie wrażenie.
Dane frekwencyjne możesz w każdej chwili wyeksportować do pliku, na przykład na potrzeby księgowości albo rozmowy z rodzicem.
Pierwsze zajęcia z listą online
Przejście z kartki na listę na telefonie zajmuje jedno spotkanie z zespołem.
- Dodajesz instruktorów i przypisujesz ich do grup.
- Instruktorzy logują się na telefonach.
- Na pierwszych zajęciach odznaczają obecność z listy zapisów.
- Po zajęciach koordynator sprawdza frekwencję w raporcie.
Dlaczego papierowa lista zawodzi
Papierowa lista ginie, bywa nieczytelna i nie łączy się z niczym. Po zajęciach ktoś musi ją przepisać, żeby policzyć obecności, a nieobecności zgłoszone telefonicznie lądują w osobnym zeszycie. Po miesiącu nikt nie wie, ile razy dziecko było na zajęciach i czy należy mu się odrobienie.
Lista online ma jedno źródło prawdy. Uczestnicy pochodzą z zapisów, nieobecności z konta rodzica, a obecności z telefonu instruktora. Nie ma przepisywania, więc nie ma też pomyłek, a koordynator widzi frekwencję w tej samej chwili, w której instruktor ją odznacza.
Dla instruktora zmiana oznacza mniej papierów, a dla właściciela pewność, że rozliczenie zajęć opiera się na faktycznej obecności. Przy sporach z rodzicem o to, czy dziecko było na zajęciach, wystarczy otworzyć historię grupy.