Co musisz wpisać, żeby powstał plan
Plan zajęć opiera się na czterech rodzajach danych. Grupy mają nazwę, przedział wieku, czas trwania zajęć i liczbę spotkań w tygodniu. Sale mają nazwę i godziny, w których można z nich korzystać. Instruktorzy mają dni i godziny dostępności. Do tego dochodzą godziny otwarcia szkoły.
Na tej podstawie generator planu lekcji rozwiązuje to, co przy ręcznym układaniu zajmuje całe popołudnia: pilnuje, żeby jedna sala nie była zajęta przez dwie grupy i żeby żaden instruktor nie prowadził dwóch zajęć naraz.
Jak generator rozkłada zajęcia
Młodsze grupy trafiają na wcześniejsze godziny, bo trzylatek po osiemnastej to rzadko udane zajęcia. Między zajęciami w tej samej sali zostaje przerwa na zmianę grupy, a instruktor, który przechodzi do innej sali, dostaje czas na dojście.
Jeśli wszystkich zajęć nie da się pomieścić, nie dostajesz po cichu okrojonego planu. Raport kolizji wskazuje konkretne grupy, którym zabrakło sali albo instruktora, i podpowiada, co zmienić: dołożyć godziny dostępności, skrócić zajęcia albo przesunąć grupę na inny dzień.
Układanie planu lekcji krok po kroku
Praca nad planem na nowy semestr wygląda zawsze tak samo.
- Dodajesz sale i godziny otwarcia szkoły.
- Dodajesz instruktorów i zaznaczasz, kiedy pracują.
- Wpisujesz grupy z wiekiem, czasem trwania i liczbą zajęć w tygodniu.
- Uruchamiasz układanie i oglądasz siatkę tygodnia oraz raport wykorzystania sal.
- Poprawiasz pojedyncze zajęcia ręcznie, a system na bieżąco ostrzega o nowych kolizjach.
Kto korzysta z generatora planu
Z generatora korzystają właściciele szkół tańca, robotyki, języków i sportu, koordynatorzy w centrach zajęć dodatkowych oraz sekretariaty, które przed każdym naborem przestawiają cały grafik. Największą różnicę widać tam, gdzie jest kilka sal i kilku instruktorów, bo liczba możliwych kombinacji rośnie szybciej, niż da się ją ogarnąć w arkuszu.
Plan nie kończy się na ekranie administratora. Ten sam grafik staje się publiczną stroną szkoły z wolnymi miejscami, filtrami wieku i dnia oraz zapisem dziecka.
Od planu do zapisów
Po zatwierdzeniu planu rodzice widzą go na stronie szkoły i zapisują dziecko w kilka minut. Lista uczestników każdej grupy uzupełnia się sama, a instruktor otwiera ją na telefonie jako listę obecności. Zmiana w planie, na przykład przesunięcie zajęć, jest od razu widoczna dla wszystkich.
Najczęstsze trudności przy układaniu planu
Ręczny plan zajęć zwykle psuje się w trzech miejscach. Pierwsze to zbyt ciasne przejścia między salami, gdy instruktor kończy zajęcia na jednym końcu budynku i za pięć minut ma zaczynać na drugim. Drugie to grupy najmłodszych ustawione na godzinę, o której dzieci są już zmęczone. Trzecie to zmiana jednej godziny, która wywraca cały tydzień, a o skutkach dowiadujesz się dopiero od rodziców.
Generator pokazuje te problemy, zanim plan zobaczą rodzice. Każda zmiana jest sprawdzana względem całego grafiku, więc przesunięcie jednych zajęć nie zostawia ukrytej kolizji w innym dniu. Możesz też ułożyć kilka wariantów planu i porównać wykorzystanie sal, zanim wybierzesz ten, który publikujesz.
Dobrze ułożony plan oszczędza także pieniądze. Sala, która stoi pusta trzy godziny w środku dnia, kosztuje tyle samo co sala pełna. Raport wykorzystania pokazuje takie luki i pomaga zdecydować, czy dołożyć grupę, czy zmniejszyć liczbę godzin wynajmu.