Z czego składa się cena programu dla szkoły zajęć dodatkowych
Cena abonamentu zależy najczęściej od trzech rzeczy: liczby uczestników, liczby lokalizacji i zakresu funkcji. Im więcej osób w systemie i im więcej punktów, tym wyższy plan. Funkcje takie jak odrabianie nieobecności, raty czy raporty przychodu zwykle trafiają do wyższych planów.
Przed porównaniem ofert sprawdź, czy cena jest podana netto czy brutto, czy limit uczestników liczy się jako stan, czy jako zużycie w okresie, oraz czy za wdrożenie i szkolenie płacisz osobno. Te trzy pytania wyjaśniają większość różnic między tanią a drogą ofertą.
Ile to kosztuje w PlanZajec
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie i obejmuje do 150 uczestników w jednej lokalizacji. Plan Szkoła kosztuje 399 zł netto i obsługuje do 600 uczestników w trzech lokalizacjach, z odrabianiem nieobecności, listą rezerwową i ratami. Sieć to 899 zł, a Sieć Plus 1990 zł miesięcznie.
Przy rozliczeniu rocznym miesiąc kosztuje o połowę mniej, czyli odpowiednio 99, 199, 449 i 995 zł netto. Do cen doliczamy 23 procent VAT. Wpłaty od rodziców trafiają prosto na konto szkoły, więc nie ma prowizji od przyjmowanych opłat. Aktualny cennik jest na stronie cennika PlanZajec.
Jak policzyć, czy program się opłaca
Najprostszy rachunek opiera się na czasie. Zapisz, ile godzin tygodniowo ktoś w Twojej szkole poświęca na przyjmowanie zgłoszeń, układanie i poprawianie planu, zbieranie obecności i przypominanie o opłatach. Pomnóż przez koszt godziny pracy tej osoby i porównaj z abonamentem.
Dla szkoły z kilkoma grupami i jedną osobą w sekretariacie typowo wychodzi kilka godzin tygodniowo, a na początku semestru dużo więcej. Drugi element rachunku to uczestnicy, których szkoła traci przez zbyt wolną odpowiedź albo zapełnioną grupę bez listy rezerwowej. Jeden dodatkowy uczestnik miesięcznie często pokrywa znaczną część abonamentu.
- godziny pracy przy zapisach, planie, obecnościach i przypomnieniach
- zaległe opłaty, które wpływają szybciej dzięki automatycznym przypomnieniom
- miejsca w grupach zapełniane z listy rezerwowej
- pomyłki w planie, za które trzeba przepraszać rodziców
Na co uważać przy wyborze tańszej opcji
Darmowy lub bardzo tani formularz zapisów rozwiązuje jedną rzecz: zbiera zgłoszenia. Nie zna jednak planu, więc nie pilnuje miejsc ani kolizji, i nie prowadzi obecności. Szkoła kończy z kilkoma narzędziami, które trzeba ręcznie ze sobą zgrywać, a koszt tego zgrywania ponosi sekretariat. Zebrane przemyślenia o tym, dlaczego arkusz przestaje wystarczać, opisaliśmy w tekście o zapisach na zajęcia bez arkusza.
Z drugiej strony drogi system z funkcjami, których nie używasz, to przepłacanie. Szkoła z jedną salą i kilkunastoma grupami nie potrzebuje wielu lokalizacji ani logowania SSO. Wybierz plan, który pokrywa to, co robisz dziś, i sprawdź, czy da się go zmienić na wyższy bez utraty danych.
Koszty poza abonamentem
Sprawdź, czy dane uczestników możesz wyeksportować, jeśli kiedyś zmienisz narzędzie. W PlanZajec eksport do CSV i XLSX jest w każdym planie. Zapytaj też, czy dostajesz pomoc przy wdrożeniu i kto odpowiada za bezpieczeństwo danych dzieci.
Pamiętaj o rachunkach, które i tak wystawiasz. Faktury za zajęcia przygotujesz w osobnym programie do fakturowania, na przykład w programie do fakturowania zgodnym z KSeF, a PlanZajec zajmuje się planem, zapisami i naliczeniami. Dzięki temu nie płacisz za moduły księgowe, których szkoła i tak nie użyje.
Który plan pasuje do jakiej szkoły
Studio tańca z jedną salą i około stu uczestnikami mieści się w planie Start. Szkoła językowa z trzema salami, kilkunastoma lektorami i kilkuset uczniami potrzebuje planu Szkoła, bo korzysta z odrabiania lekcji, listy rezerwowej i rat. Franczyza z kilkoma punktami w różnych miastach wybiera Sieć, żeby widzieć wszystkie lokalizacje i porównywać je w jednym raporcie.
Limit uczestników liczy się jako zużycie w okresie rozliczeniowym, więc przy sezonowych zapisach policz uczestników z całego semestru, a nie tylko tych, którzy chodzą w danym tygodniu. Jeśli rośniesz, zmiana planu na wyższy trwa chwilę i nie wymaga przenoszenia danych.
Jeśli nie masz pewności, zacznij od mniejszego planu i obserwuj, kiedy zbliżasz się do limitu. Rozliczenie roczne wybierz dopiero wtedy, gdy wiesz, że szkoła będzie działać w niezmienionym zakresie przez cały rok.
Jak sprawdzić program przed zakupem
Najlepszy test to wpisanie własnych danych. Demo na stronie głównej układa plan z Twoich grup, sal i instruktorów bez rejestracji, więc od razu widzisz, czy narzędzie radzi sobie z Twoim układem zajęć. Jeśli prowadzisz szkołę tańca, językową albo muzyczną, zobacz też strony dla konkretnych branż, na przykład program dla szkoły tańca czy program dla szkoły muzycznej.