Zacznij od tego, co dziś zabiera Ci najwięcej czasu
Zanim obejrzysz pierwszą ofertę, zapisz, ile godzin tygodniowo idzie na układanie planu, odbieranie zapisów, pilnowanie wpłat i odpowiadanie na pytania rodziców. W większości szkół dwa z tych zadań zjadają ponad połowę czasu. Program ma załatwić właśnie je, a nie dostarczyć trzydziestu modułów, z których użyjesz trzech.
Szkoła tańca z kilkoma salami najbardziej martwi się o kolizje w planie. Szkoła językowa z lektorami na część etatu musi pilnować dostępności. Studio z jedną salą liczy głównie na zapisy i opłaty. Inne priorytety oznaczają inny wybór, dlatego nie ma jednego programu dla wszystkich.
Pięć funkcji, które naprawdę decydują
Porównując programy, sprawdź te pięć rzeczy. Reszta to dodatki.
- Plan z kontrolą kolizji sal, nauczycieli i grup, najlepiej z generowaniem planu z Twoich danych.
- Zapisy online z limitem miejsc i listą rezerwową, dostępne dla rodzica bez zakładania konta w pięciu krokach.
- Obecności odznaczane w telefonie, razem z obsługą odrabiania nieobecności.
- Opłaty miesięczne lub semestralne z przypomnieniami o zaległościach i rabatem dla rodzeństwa.
- Eksport danych do CSV albo XLSX, żebyś mógł zmienić narzędzie bez straty historii.
Pytania, które warto zadać przed zakupem
Zapytaj, jak liczony jest limit uczestników i czy zmiana planu na wyższy wymaga przenoszenia danych. Sprawdź, czy ceny są netto czy brutto, czy za wdrożenie płacisz osobno oraz czy wpłaty rodziców przechodzą przez pośrednika, który pobiera prowizję. Zapytaj też, kto odpowiada za bezpieczeństwo danych dzieci i gdzie są przechowywane.
Poproś o możliwość wypróbowania programu na własnych grupach. Demo na przykładowych danych niczego nie dowodzi, bo pokazuje tylko ładny wycinek. Prawdziwy test to wprowadzenie dwóch trudnych przypadków, na przykład nauczyciela pracującego w dwóch salach i grupy z listą rezerwową.
Jak PlanZajec wypada w tym porównaniu
PlanZajec układa plan z Twoich grup, sal i instruktorów, pilnuje kolizji, przyjmuje zapisy z limitem i listą rezerwową, a obecności i naliczenia prowadzi w jednym panelu. Wpłaty rodziców trafiają bezpośrednio na rachunek szkoły, bez prowizji. Eksport do CSV i XLSX jest w każdym planie.
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, Szkoła 399 zł, Sieć 899 zł. Dokładne limity opisaliśmy w cenniku i w artykule ile kosztuje program do zapisów na zajęcia.
Porównanie wariantów: arkusz, program branżowy i rozbudowany system
Szkoły zwykle wybierają między trzema drogami. Pierwsza to dalej arkusz z formularzem, który kosztuje zero złotych, ale kosztuje godziny pracy i błędy w zapisach. Druga to program stworzony dla szkół zajęć dodatkowych, z planem, zapisami i opłatami w jednym miejscu. Trzecia to rozbudowany system do zarządzania placówką edukacyjną, który ma dziesiątki modułów, długie wdrożenie i cenę liczoną w tysiącach.
Dla szkoły z jedną lub kilkoma lokalizacjami i do kilkuset uczestników najczęściej sprawdza się wariant środkowy. Arkusz przestaje wystarczać mniej więcej wtedy, gdy masz więcej niż pięć grup i dwóch instruktorów. Rozbudowany system ma sens dopiero przy sieci placówek z własną księgowością i kadrami.
- Arkusz i formularz: brak kosztu abonamentu, ale ręczne pilnowanie limitów, kolizji i wpłat.
- Program branżowy: plan, zapisy, obecności i opłaty w jednym panelu, wdrożenie w jedno popołudnie.
- System dla dużej placówki: pełna obsługa kadrowa i finansowa, długie wdrożenie, wysoki koszt.
Jak policzyć, czy program się zwróci
Zsumuj godziny tygodniowo, które Ty i recepcja poświęcacie na układanie planu, zapisy, przypomnienia o płatnościach i odpowiedzi na te same pytania rodziców. Przemnóż przez stawkę godzinową i cztery tygodnie. Jeśli wynik jest wyższy niż abonament, a prawie zawsze jest, program zwraca się już w pierwszym miesiącu. Dołóż do tego odzyskane miejsca z listy rezerwowej i mniej niepłaconych zaległości.
Nie licz tylko kosztu. Policz też ryzyko: jeden podwójnie zarezerwowany instruktor w pierwszym tygodniu września kosztuje więcej zdenerwowanych rodziców niż miesiąc abonamentu.
Czerwone flagi w ofercie
Zwróć uwagę na ceny podane bez informacji, czy są netto, czy brutto, oraz na opłaty za wdrożenie, które pojawiają się dopiero na fakturze. Podejrzane są też programy, które pobierają prowizję od wpłat rodziców, bo przy większej szkole to kwota rosnąca razem z Twoim sukcesem. Wreszcie sprawdź, czy dane możesz wyeksportować w każdej chwili, bo brak eksportu to uwiązanie do jednego dostawcy.
Wdrożenie krok po kroku
Dobry program wdrażasz w jedno popołudnie, a nie w dwa miesiące. Zacznij od planu zajęć jednej lokalizacji, potem opublikuj stronę zapisów i dopiero na końcu włącz opłaty. Dzięki temu rodzice przyzwyczajają się do nowego systemu stopniowo, a Ty wyłapujesz błędy, zanim dotkną wszystkich grup.
Dla konkretnych branż przygotowaliśmy osobne opisy: program dla szkoły tańca, program dla szkoły językowej, program dla szkoły muzycznej i program dla studia jogi.
Strona internetowa szkoły a program do zapisów
Program do zapisów nie zastępuje strony internetowej szkoły. Klienci wciąż szukają Cię w wyszukiwarce, czytają opis zajęć i sprawdzają opinie. Jeśli Twoja witryna jest na WordPressie, pomyśl o stałej opiece nad stroną WordPress, żeby aktualizacje i kopie zapasowe nie zależały od przypadku, a formularz zapisów działał nawet w szczycie września.